Funciones del Auxiliar Administrativo: ¿Cuáles son?
Crear tu CV ahora
Tanto en la administración pública como en el sector privado, el auxiliar administrativo es ese héroe anónimo cuyas funciones y tareas suelen pasar desapercibidas.
Los auxiliares administrativos juegan un papel clave en brindar apoyo a empresas y organizaciones de todos los sectores e industrias, ayudando a mantener la organización y minimizando los problemas administrativos.
En esta guía descubrirás cuáles son las funciones principales de un auxiliar administrativo, para comprender el enorme valor de sus contribuciones al crecimiento y éxito empresarial.
Con esta guía aprenderás:
- Qué es un auxiliar administrativo.
- Requisitos para ser auxiliar administrativo.
- Cuáles son las funciones y tareas del auxiliar administrativo.
¿Quieres ahorrar tiempo y crear tu CV en 5 minutos? Prueba nuestro editor de currículums online. Es rápido, fácil, práctico y 100% personalizable. 28 plantillas de curriculum vitae profesionales para rellenar aquí.
Plantilla de curriculum vitae creada a partir de nuestro editor de CVs: Con nuestro editor podrás hacer tu CV online.
Sebastián, uno de nuestros usuarios, dijo:
Zety me ha sido de gran ayuda para poder diseñar y adaptar mis CVs a diferentes cargos de forma rápida y sencilla.
También te pueden resultar interesantes estas guías, así que no dudes en echarles un vistazo:
- CV de Administrativo
- Curriculum Vitae de Contable
- Currículum de Secretaria
- Curriculum Vitae de Recepcionista
- CV de Marketing
- Currículum para Recursos Humanos
- Funciones del Departamento de Ventas
- CV de Project Manager
- Conocimientos Informáticos en el CV
- Ejemplos de Currículum
¿Qué es un Auxiliar Administrativo?
Un auxiliar administrativo, también conocido como asistente administrativo, es el profesional que ayuda a garantizar que la organización y comunicación entre los distintos departamentos de una empresa sea impecable y funcione con la máxima eficiencia.
Las funciones del auxiliar administrativo incluyen la programación de reuniones y gestión de agendas, el mantenimiento de registros y documentación, y la asistencia y atención al público, entre otras. En resumen, todas las tareas que se lleven a cabo en el ámbito administrativo de la oficina, serán ejecutadas por los auxiliares administrativos.
Es por esta serie de responsabilidades por las que la administración, tanto pública como privada, está en el top 10 de áreas profesionales con mayor porcentaje de crecimiento salarial en Europa, como así lo refleja el último informe elaborado por el Central Bank of Ireland.
Pero… ¿cómo puedes convertirte en auxiliar administrativo? Pues ¡veámoslo!
Al hacer tu curriculum vitae con nuestro editor, podrás añadir frases adaptadas a tu profesión, incluir habilidades y completar automáticamente todas las partes complicadas. Empieza a crear tu currículum online.
Cuando hayas completado la plantilla de curriculum vitae, Zety analizará tu documento y te hará saber exactamente qué mejorar para que tu CV quede perfecto.
¿Qué estudios necesita un Auxiliar Administrativo?
Para ser auxiliar administrativo se necesita un ciclo de formación profesional con el que recibirás el título de Técnico en Gestión Administrativa. Este curso tiene una duración de 2000 horas (2 años) y te permitirá trabajar como auxiliar administrativo tanto en el sector público como en las empresas privadas.
Además, ¿sabías que puedes realizar oposiciones para auxiliar administrativo? En España acaba de aprobarse una oferta histórica de empleo público, recogida en el Real Decreto 625/2023, y que presenta casi 40.000 puestos de trabajo.
Los puestos administrativos son los más numerosos, así que si quieres formar parte del sector de la administración pública, es recomendable que tras obtener tu título de Técnico en Gestión Administrativa te presentes a las Oposiciones de Auxiliar Administrativo del Estado.
Hemos estudiado más de 1,67 millones de currículums y hemos recopilado una serie de datos muy interesantes para auxiliares administrativos como tú.
Información de interés sobre las candidaturas de auxiliar administrativo:
- El 27% de los usuarios que han creado su currículum de auxiliar administrativo con nuestro generador tienen, en promedio, 3 años de experiencia laboral en el área administrativa.
- Las tres habilidades más comunes en los CVs de auxiliares administrativos son: "gestión administrativa", "manejo del paquete Office" y "organización del trabajo".
- En promedio, los usuarios necesitan solo 13,47 minutos para completar un currículum vitae de auxiliar administrativo. ¡Increíble!
Ahora que ya sabes qué es lo que se necesita para ser auxiliar administrativo, es conveniente que sepas que hay una serie de tareas que realizarás independientemente de si ejerces en el sector público de la administración, o en el de la empresa privada, y en la siguiente sección te las mostramos.
10 Funciones del Auxiliar Administrativo
Como te hemos adelantado, hay varias funciones básicas que los auxiliares administrativos llevan a cabo tanto en la administración pública como privada.
A continuación vamos a ver una lista con 10 tareas del auxiliar administrativo:
1. Atención al público
Una de las aptitudes más significativas de los auxiliares administrativos es la atención al cliente. Las personas que acceden a una oficina suelen ser atendidas por el asistente administrativo, quien se encarga de guiarles e indicarles dónde deben acudir o esperar, y cualquier otra información relevante.
2. Asistencia telefónica
El auxiliar administrativo también brinda atención telefónica a todo aquel que precise información, concertar una cita, plantear una cuestión o incluso ser atendido por algún departamento al que el mismo administrativo ha de derivarle telefónicamente.
3. Programación de citas y reuniones
Otra de las habilidades personales de los auxiliares administrativos es la de la programación y organización de las agendas, tanto de alguno de los jefes o superiores, como de la oficina en sí. De esta forma, al organizar las agendas, el auxiliar administrativo puede programar las citas, reuniones e intervenciones, en el momento conveniente.
4. Toma de actas
A través de la toma de actas, los auxiliares administrativos registran todos los procedimientos de una reunión, incluidos los puntos clave de discusión y las decisiones.
Además, posteriormente, ayudan a todas las partes interesadas a comprender el propósito y los resultados de esa reunión, compartiendo los datos que han ido registrando durante la misma.
5. Redacción de escritos
Otra de las funciones del auxiliar administrativo consiste en redactar escritos y documentos que pueden ir desde correos electrónicos, cartas y memorandos, hasta formularios y expedientes.
Cabe destacar que los auxiliares administrativos tienen la capacidad de redactar documentos a una velocidad asombrosa, y por ello es una de sus hard skills más relevantes.
6. Envío de correos electrónicos, cartas, memorandos o formularios
A su vez, otra tarea administrativa es la de enviar esos escritos, previamente redactados. Los auxiliares administrativos no solo se encargan de elaborar los documentos, sino que también han de gestionar el correcto envío de los mismos.
7. Control del sistema de gestión documental
El auxiliar administrativo es responsable del mantenimiento de registros de documentos electrónicos o impresos, ya sea para un proyecto especial, departamento o para la oficina o corporación completa.
A su vez, han de revisar documentos, verificar que cumplan con las regulaciones, crear revisiones y archivar versiones obsoletas, además de crear plantillas y formularios de documentos maestros.
8. Actualizar las políticas y procedimientos de la oficina
Otra función del asistente administrativo es la de preparar y actualizar los procedimientos de la empresa u oficina, siguiendo las instrucciones mandadas desde arriba y asegurándose de que los departamentos reciban cualquier actualización sobre procedimientos o políticas, en el momento oportuno.
9. Orden de informes de gastos
Aunque a priori los informes de gastos parecen competencia exclusiva de contabilidad, lo cierto es que los auxiliares administrativos se encargan de la parte administrativa de contabilidad, es decir, de organizar y ordenar todos los informes de gastos antes de transferírselos a los contables.
10. Comunicación entre departamentos
Velar por la correcta comunicación entre los departamentos de una institución o empresa, es la otra gran función del auxiliar administrativo. El flujo de comunicación entre los administrativos y el resto de la plantilla, no solo ha de ser constante, sino que ha de ser eficiente, ya que de ello depende que la empresa o la oficina esté correctamente informada y organizada.
Si eres auxiliar administrativo, o estás pensando en prepararte para ello, puedes leer esta otra guía para saber cómo hacer un currículum de administrativo con el que poder destacar tus funciones, habilidades personales y aptitudes administrativas.
¿Qué hay mejor que una carta de presentación que combine con tu CV? Puedes crear tu carta de presentación con plantillas, que cuentan con el mismo diseño que en tu curriculum vitae. Así es como se vería tu candidatura:
Échale un vistazo a nuestros Ejemplos para cartas de presentación y a los ejemplos de curriculum vitae antes de empezar a escribir la tuya.
Esperamos que esta guía te haya proporcionado la información sobre la importancia de las funciones del trabajador social que buscabas. No obstante, si aún te quedan dudas o te hace falta algún consejo más, déjanos un comentario y ¡estaremos encantados de poderte ayudar!
Sobre el proceso editorial de Zety
Este artículo ha sido revisado por nuestro equipo editorial para asegurarse de que sigue las pautas editoriales de Zety. Estamos comprometidos a compartir nuestra experiencia y brindarte asesoramiento profesional confiable y adaptado a tus necesidades. El contenido de Zety es lo que atrae a más de 6 millones de lectores a nuestro sitio cada año. Pero no nos detenemos ahí. Nuestro equipo lleva a cabo investigaciones originales para comprender mejor el mercado laboral y nos enorgullecemos de ser citados por las mejores universidades y los principales medios de comunicación de todo el mundo.
