Departamento de Recursos Humanos: Funciones Clave

En este artículo te vamos a hablar a detalle sobre el departamento de Recursos Humanos de una empresa.

Ya sea, que estés pensando en incursionarte en el mundo de recursos humanos o que simplemente sientas curiosidad por saber cómo está dividido y qué funciones llevan a cabo los empleados que conforman dicha área, continúa leyendo este artículo que contiene:

• Una descripción general del departamento de recursos humanos, 
• Una descripción de las áreas más comunes de este departamento.
• Una lista de funciones categorizadas por las profesiones que conforman el equipo de Recursos Humanos de una empresa.

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1. Departamento de Recursos Humanos de una Empresa

El término recursos humanos tuvo su origen en el área de economía política y ciencias sociales, donde se utilizaba para identificar a uno de los tres factores de producción, el trabajo.

Definición de Recursos Humanos

Si bien, hay una parte del departamento de recursos humanos encargado de la selección de personal que también se puede llamar: Atracción de Talento o Reclutamiento; y otra encargada de la gestión de los empleados, la cual se encarga de las bajas de empleados; también dentro de este departamento existen otras posibilidades de puestos diferentes para trabajar de las cuales te hablaremos en este artículo.

En pocas palabras el departamento de Recursos Humanos está a cargo de todo lo que tenga que ver con la fuerza de trabajo de una empresa: desde los empleados potenciales, es decir, los candidatos para integrarse al equipo; los empleados activos y los ex empleados.

Por cierto, la manera correcta de abreviar el término “Recursos Humanos” es RR. HH. 

Funciones generales del área de Recursos Humanos.

“...todo esfuerzo de cambio será estéril sin una verdadera participación e integración del talento humano, el cual es considerado como el primer activo de una organización…” 

A continuación puedes ver una breve lista de las principales funciones generales de RR. HH.

• Asesoramiento, gestión, arbitraje y representación sociolaboral.
• Dirección y gestión del personal de la empresa.
• Asesoramiento y gestión en materia de seguridad y protección social.
• Intervención en el mercado de trabajo.
• Diseño, gestión y evaluación de políticas sociolaborales, políticas activas y pasivas de empleo.
• Calcular y regular el salario base y complementos.
• Dirigir/Gestionar un Equipo de Trabajo
• Búsqueda y selección del candidato.
• Capacitación y desarrollo
• Comunicación Interna
• Relaciones Laborales
• Salud Ocupacional
• Prevención de Riesgos Laborales.
• Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo
• Analizar los diferentes casos de éxito en organizaciones y emplearlos en otros proyectos. 
• Arbitraje y representación sociolaboral
• Diseño, gestión y evaluación de políticas sociolaborales y políticas activas y pasivas de empleo. 
• Creación, asesoramiento y gestión de empresas de economía social.
• Agente de empleo y desarrollo local. 
• Profesor de formación y orientación laboral.

2. Funciones del Departamento de Recursos Humanos por Áreas

2.1 Atracción de Talento / Cazatalentos / Headhunters.

La atracción de talento es, en general, el área encargada de buscar y contactar a otros profesionales con potencial para integrarse a la empresa, ejecutando una serie de métodos y actividades, que tienen como objetivo encontrar candidatos viables para cubrir una vacante, y van desde publicar anuncios en bolsas de trabajo hasta negociar las prestaciones con el empleado que se pretende contratar. 

El área de Atracción de talento funciona sobre todo para las áreas más básicas de la pirámide laboral (empleados y supervisores).

Mientras que los especialistas en Headhunting se encargan de cubrir los perfiles que a niveles de CEOs y vicepresidentes.

2.2 Compensaciones y Beneficios

El departamento de RR. HH. tiene que ver directamente con todo lo que sea relacionado con la gestión de sueldos beneficios y prestaciones a sus trabajadores, es decir administrar todo aquello que recibe el empleado a cambio de su trabajo.

Algunas de las funciones de esta área son definir y regular sueldos, liquidaciones, bonos, aguinaldos, prestaciones etc. para que sean equitativas y justas en toda la planilla de empleados.

2.3 Inducción

Las funciones de Inducción, están dedicadas a todo lo que requiere la incorporación de estos nuevos empleados previamente elegidos.

El equipo de Inducción se encarga de acompañar a los nuevos empleados en su adaptación a la empresa y asesorarlos en todos los requisitos que la empresa requiere de todos los empleados, por ejemplo: darse de alta para la situación de los impuestos, iniciar todos los procesos en donde tengan que dar de alta como parte de la empresa, asignación de equipo y material, firma de contratos, términos y condiciones, etc.

2.4 Reclutamiento y selección

Hemos separado al area de “Atracción de talento” de “Reclutamiento y Selección” porque a pesar de que normalmente ambas areas se componen por el mismo equipo, éstas conllevan diferentes funciones.

Podríamos decir que el enfoque específico de Selección y Reclutamiento es el de organizar los procesos de selección de una empresa: entrevistas, dinámica de grupo, etc. En la mayoría de los casos sirven como el primer filtro de candidatos que utiliza una empresa en sus procesos de selección. 

También son los encargados de escribir la descripción de los perfiles requeridos para las vacantes disponibles de la empresa, organizar las entrevistas con ellos mismos y con los encargados del área de cada vacante, buscar posibles perfiles profesionales que concuerden con los requisitos que hay en una empresa en las posiciones vacantes.

2.5 Capacitación y Desarrollo

Otra parte muy importante de los profesionales de recursos humanos es que capaciten y eduquen al personal continuamente.

Esta área de los recursos humanos, se encarga de organizar e incluso implementar formación a los otros empleados, dar apoyo en el diseño, implementación y seguimiento del Programa Formativo de Prácticas en la Empresa y su Evaluación; así como, velar por su cumplimiento.

Toda empresa requiere de mantener motivados y actualizados a sus empleados, por lo que esta área es la encargada de hacer esto posible: Empowerment: Conseguir lo Mejor de tu Equipo y Colaboradores

2.6 Salud Ocupacional

El área de recursos humanos de salud ocupacional, se encarga básicamente de prevenir las enfermedades que los empleados pudieran desarrollar por sus actividades laborales, de proteger a los trabajadores de riesgos para su salud tanto física como psicológica y de mantener las condiciones mínimas necesarias para que la salud y seguridad de los trabajadores sean óptimas.

Esto tiene que ver desde gestionar las incapacidades, hasta brindar servicios de higiene industrial, seguridad, capacitaciones de medicina preventiva, primeros auxilios e incluso especialidades como la medicina del trabajo o la psicología organizacional.

Aquí se engloban situaciones como por ejemplo la prevención de enfermedades o accidentes que se producen por causa o consecuencia del trabajo en si en los empleados, las condiciones óptimas en cuanto a ergonomía para que los empleados no se deteriore físicamente al desarrollar su trabajo y tengan las herramientas adecuadas para llevar a cabo sus tareas.

Y también en el ámbito psicológico para ayudar a comprender algunas situaciones del comportamiento de los empleados que pudieran afectar a la dinámica de trabajo que se lleva a cabo dentro de la empresa, es decir resolver problemas relacionados con la actitud y comportamiento individual y colectivo de los empleados.

Las condiciones óptimas del lugar de trabajo son también un área de interés para los recursos humanos, ya que ellos tienen que asegurarse de qué las medidas de higiene y seguridad estén cumpliendo su función correctamente y de comunicar a los empleados cuáles son las reglas tanto sanitarias como de seguridad que ellos tienen que seguir para su propio beneficio.

Por último también existe la medicina preventiva dentro de esta área que está más enfocada a prevenir todos los fenómenos psicológicos y físicos que se podrían desatar de la actividad laboral en los empleados.

2.7 Gestión del Cambio

Esta área se encarga de llevar a cabo una serie de actividades o procesos para que las transformaciones que se lleven a cabo dentro de una empresa no afectan de manera negativa a los empleados y ellos se puedan adaptar a las nuevas circunstancias de una manera menos agresiva y más amigable.

Por ejemplo cuándo hay cambios tecnológicos cuando se reemplazan funciones que hacían personas por máquinas o software, o cambios en el modelo de negocio, cambios a nivel organizacional etc.

2.8 Cultura organizacional

El área encargada de la cultura organizacional de una empresa, básicamente cumple con la función principal de diferenciarla, definiendo una identidad única.

Según la Asociación Navarra de Empresas en Consultoría, lo que diferencia a una empresa de las demás es…

...su sistema de valores, sus costumbres y también y de manera muy especial, la cultura que aportan sus empleados y la manera de interaccionar que tienen tanto entre ellos como con la dirección y el personal externo.

Desarrollar un sentido de pertenencia en cada uno de los empleados es decir que todos se sientan identificados con la visión, misión, y valores de la empresa para la que trabajar y la representen tanto en acciones como en imagen.

Para esto el equipo de RR. HH. tiene diferentes actividades que motivan y fomentan un clima laboral adecuado y propicio para que los empleados den su mejor esfuerzo.

2.9 Comunicación Interna

La comunicación interna, bien sea formal, informal, horizontal, vertical, etc., juega un papel fundamental en la eficiencia de la organización. Podríamos decir que es el antioxidante de las corporaciones, que permite que los engranajes no se atasquen.

Hablando de la comunicación interna el departamento de RH es clave para comunicar los valores de la empresa previamente definidos como parte de la cultura organizacional. En este grupo de funciones de comunicación interna la principal tarea es comunicar todas estas actividades y sentimiento de pertenencia de manera local es decir entre los mismos empleados

Fomentar la cultura corporativa, el espíritu del trabajo en equipo y, por supuesto, contribuye decisoriamente a tener un buen clima laboral.

3. Funciones del Departamento de RR. HH. por Profesión.

Administradores de Empresas.

• Diseñar planes estratégicos para lograr el equilibrio entre los objetivos de la organización y los éxitos profesionales de cada empleado.
• Liderazgo y equipos de alto rendimiento.
• Teorías modernas de Motivación.
• Resolución de conflictos y negociación.
• Concepto, origen, principios y filosofía del Coaching: Coaching individual y grupal.

Contadores.

• Estructura Económico-Financiera de la Empresa.
• Análisis Económico y Financiero.
• Coste y Beneficio de la Empresa.
• El Coste de los Recursos Financieros a Corto Plazo.
• El Coste de los Recursos Financieros a Largo Plazo.
• Selección y Valoración Jerárquica de Proyectos de Inversión Simple.
• Planificación Financiera a Corto y Largo Plazo.
• Autofinanciación de la Empresa y Política de Dividendos.

Psicólogos.

• Focalizar el análisis funcional y a establecer una relación terapéutica con los empleados que lo requieran.
• Procesos de contratación.
• Apoyo en la evaluación de candidatos dentro de los procesos de selección y reclutamiento.
• Acompañamiento a los nuevos empleados en el proceso de entrada (On-boarding).
• Gestión de planes de carrera y de formación.
• Meta-modelo del Lenguaje, Calibración, Estado Asociado / Disociado y Anclajes.
• Sistemas Representaciones, Accesos Oculares, Empatía, Rapport y Claves Sensoriales.
• Resolución de Conflictos, Metáforas, Modelo POPS Avanzado y las Creencias.
• Evolución de la terapia cognitiva conductual.
• Habilidades básicas en la relación terapéutica: Counselling.
• Mindfulness y Psicoterapia.
• Terapia Dialéctica-Conductual.
• Tratamiento de la Agorafobia (con o sin pánico) con técnicas de exposición a la realidad virtual.
• Psicología Positiva.
• EMDR. Desensibilización y Reproceso por el Movimiento de los Ojos.
• Tratamientos basados en la Hipnosis Despierta y Sugestión.
• Terapia Cognitiva aplicada a los Trastornos de Ansiedad y Depresión.
• Terapia de Aceptación y Compromiso.

Grado en Derecho: Abogado Laboralista, Abogado Mercantil.

• Asesoramiento y consultoría en derecho laboral a empresas y empleados.

• Negociación con los comités de empresa.
• Negociar convenios colectivos y pactos de empresa.
• Asesoramiento en procesos de reestructuración y reorganización, reducción de plantilla, despidos colectivos.
• Análisis y definición de sistemas de flexibilización de las condiciones de trabajo.
• Aplicación cuando sea necesario del régimen sancionador.
• Prevención de riesgos laborales.
• Litigios laborales.
• Contratación laboral.
• Redacción de cartas de sanciones y despidos.
• Conciliaciones laborales.
• Inspecciones de Seguridad Social.
• Gestión de autónomos.
• Cálculos de indemnizaciones, jubilaciones.
• Gestión de EROS y ERTES.
• Redacción de informes legales y artículos administrativos.
• Soporte técnico al departamento laboral.

Antropólogos / Sociólogos

• Describir la importancia del currículum dentro del ámbito educativo y su influencia a nivel sociológico en la persona una vez termina su programa educativo.
• Organización social del trabajo.
• Actores Sociales: organizaciones sindicales y asociaciones empresariales.
• Diseño de Proyectos Sociales y proyectos sociales de intervención.
• Asesoría ante los nuevos retos para la Antropología del género.

Comunicadores.

• Dar a conocer a la plantilla la misión, visión y objetivos estratégicos de la empresa.
• Gestionar, planificar, diseñar y ejecutar todo lo relacionado con la comunicación interna y Clima Organizacional.
• Gestionar los canales de comunicación oficiales de la empresa.
• Cultura organizativa y Gestión del compromiso.

4. Estructura del Organigrama de RR. HH. 

Antes de hablar específicamente de cómo está organizado el área de RR. HH. hablemos en sobre la gestión de personal y los niveles y jerarquías que las empresas usan para la estructura de sus empleados, ya que esto depende de cada empresa y varía mucho dependiendo del tamaño y la actividad de esta misma.

En esta sección vamos a hablar un poco de los tipos de organización organigrama básicos en una empresa: La organización formal y la organización informal.

Las empresas que llevan a cabo una organización formal definen con precisión los niveles de jerarquía y todas las personas empleadas conocen perfectamente la posición que ocupan en la empresa así como sus funciones específicas.

En cambio la organización informal está estructurada de una manera más espontánea y se basa, más que puestos; en relaciones laborales, canales de comunicación y depende de quiénes adopten naturalmente el liderazgo de las actividades y proyectos.

A continuación te postramos algunas características de ambas formas de organización...

Organización formal.

• Los puestos y jerarquías de la organización formal están definidos por la dirección.
• Las relaciones laborales son estrictamente marcadas por tu posición jerárquica y no te puede saltar niveles en la comunicación.
• Los empleados están agrupados en departamentos.
• La autoridad está marcada por jerarquías y siempre se va a ejercer en los puestos más altos.

Organización informal.

• Surge de manera espontánea, es decir nadie la preestablece.

• Las relaciones laborales se establecen por amistad afinidad y funciones en común.
• A pesar de que los empleados cuentan con ciertas funciones básicas de su puesto, también pueden realizar actividades voluntariamente, ya que existe la apertura para ello.

• La comunicación se establece por conversaciones espontáneas y puedes hablar con cualquier otro miembro del organigrama, sin necesidad de escalar el mensaje por los niveles jerárquicos.
• La autoridad se ejerce por los líderes, Es decir quienes muestran actitud de liderazgo más allá de su posición en el organigrama.

Cómo se organiza el departamento de recursos humanos.

Lo más común es que el área de recursos humanos esté dividida en diferentes departamentos, lo cual se conoce como departamentalización.

Como vimos anteriormente existen diferentes departamentos dentro del área de recursos humanos es decir todos estos departamentos se rigen bajo la dirección de recursos humanos.

En este caso la organización se vería más o menos así:

• Dirección de recursos humanos (que abraza el o los departamentos en los que se encuentre dividida el área) 
• departamento de empleo,
• departamento de administración de personal, 
• departamento de retribución, 
• departamento de relaciones laborales, 
• departamento de servicios sociales.

Todos esos departamentos abrazados bajo la dirección de recursos humanos, tienen niveles paralelos entre sí, por ejemplo:

Director de Recursos Humanos

Es el responsable de dirigir el área Recursos Humanos y sus funciones están enfocadas en alinear ducha área con los objetivos de negocio de la empresa.

Al ser la cabeza de toda el área de Recursos Humanos, deberá estar involucrado en los procesos de todos los departamentos en los que esta se divida.

HR Business Partner 

Actúa como un intermediario entre los clientes internos y el área de RR. HH; y es el enlace directo entre el área RR. HH. y las otras áreas de la empresa como: negocios, ventas marketing, comunicación, etc.

Más que ejecutar, se encarga de evaluar y dar feedback inmediato sobre todos los procesos que conlleven los diferentes proyectos de RR.HH.

Funge como líder en proyectos de cambio organizacional.

Managers o Encargados de... (Desarrollo, Gestión del Talento, etc.)

Cada departamento tendrá un Manager o encargado el cual fungirá la misma posición que el director pero a nivel departamental, es decir a una escala menor.

Técnicos (de Selección de Personal, de comunicación, etc.)

Búsqueda de candidatos y atención al candidato, análisis de puestos, redacción de ofertas, recepción y criba de currículums, mantenimiento de la base de datos, realización de pruebas psicométricas y dinámicas de grupo.

Asistente

Elaboración de informes, atender llamadas, generar y actualizar las bases de contactos, revisar documentación del departamento. Apoyar en general, todos los procesos relacionados con Reclutamiento, Selección y Contratación del Personal o cualquier otra función relacionada con el departamento que asista.

Gracias por leer. Déjame saber si el artículo sobre las funciones de RR. HH. te ha sido útil, así como cualquier duda o comentario que tengas. No olvides revisar nuestras otras guías enfocadas en la realización de currículos y cartas de presentación.